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Terms & COnditions

This document details the terms and conditions that are legally binding and apply to the services provided by Galavanta Travel S.A.S., referred in this document as “Us”, “We” or “Galavanta”. Galavanta is a Colombian company identified with NIT 900.963.038-6 and RNT 45501. By making a booking with Galavanta you are deemed to have fully and knowingly agreed to these terms and conditions.

1. RESERVATIONS

(a) We strive to provide a personalized Itinerary that will suit your requirements. Enquiries may be made through a third-party travel agent or by contacting Galavanta at info@galavanta.com. Thereafter, Galavanta will design a personalized itinerary (hereinafter “Itinerary”) and provide you with a price.

(b) Once you have confirmed the Itinerary, we will receive a) your Booking Confirmation, b) your deposit, and c) the passport of all passengers, point in time in which you booking will be effective.

PAYMENT TERMS:
LOW SEASON (January 16 – December 14):
– 20% of total + expenses* to confirm Booking
– 100% of total due 45 days prior arrival

HIGH SEASON (15 December – 15 January):
– 20% of total + expenses* to confirm Booking
– 100% of total due 60 days prior arrival

NOTES:
* Expenses refer to any deposit that is requested specifically by our suppliers (i.e. hotel, flights, or activity deposit).
1- In case of border closing or travel restrictions, any deposits paid will be kept as credit for a future booking.
2- Failure to pay a reservation in the established times may generate its automatic cancellation with the corresponding penalties listed Section 3c.
3- Amendments to a booking are subject to availability and could generate extra costs.

(c) When you make a reservation, you are confirming that you have the legal age of majority, that you agree with these Terms & Conditions, that you have the authority to bind all members of your party to these Terms & Conditions of booking, and that you take responsibility as the lead name on the booking to make payment.

(d) If you design your Itinerary directly with Galavanta, all correspondence and other communications will be sent to the address in the Booking Confirmation, unless specified otherwise.

(e) The Services in your Itinerary require detailed information of all passengers travelling. We will therefore ask you at the time of booking a legible copy of the passport data page of each one of the members of your party, which will be subject to our privacy policy.

(f) Special Requests, such food specifications, room location preference, twin or double bedded room, a particular facility or flight seat, which are an important factor in the design of an Itinerary, should be indicated in writing in the Booking Confirmation. Galavanta will try to arrange for Special Requests to be met but cannot guarantee that they will be, and will not be liable if any Special Request is not met.

2. PRICE, DEPOSITS & PAYMENTS

(a) To confirm services, you must make a deposit of 20% of total amount of the Itinerary. In certain circumstances such as high season or when indicated in writing at the time of booking, a non-refundable deposit in excess of 20% and up to full payment might be required.

(b) The balance of your reservation is due 45 days before the service (60 days for high season booking). If the balance is not paid on time, We reserve right to treat the booking as cancelled by you and to levy cancellation charges as set out below. In the event of a booking made within 45 days of the beginning of your Itinerary (60 for high season booking), We require full payment in order to confirm services.

(c) All itinerary costs are based upon the specified services in your Itinerary and Invoice. Galavanta is under no obligation to give a breakdown of the costs involved in an Itinerary.

(d) The availability of hotels, properties and services quoted cannot be guaranteed until your deposit is made and your booking has been accepted. We reserve the right to alter the prices of any Itineraries advertised/shown on our website or set out in our written proposal to you at any time before your deposit is made.

(e) Hotels, properties, transportation, activities and meals might be included as stated in the Itinerary documents and Invoice. Hotel taxes and service charges are included in itinerary costs. International departure or airport taxes cannot be pre-paid and are not included in the itinerary cost.

(f) Payments may be made by bank transfer or by credit card (American Express, Visa, MasterCard). In all cases, a booking will not be confirmed until we are in receipt of cleared funds.

(g) Please note that all payments made by credit card might be processed in Colombian Pesos (COP), converted from the currency of the invoice to COP based on the official exchange rate of the day of payment. We are not responsible for any charges, commissions or fees that your bank might charge you for a payment processed in a foreign currency.

3. AMMENDMENTS & CANCELLATIONS

(a) All requests for amendments or cancellations to your Itinerary must be made in writing and emailed to info@galavanta.com.

(b) If you wish to change your Itinerary after it has been confirmed, Galavanta will do its best to assist you, but cannot guarantee that the amendment will be possible.

(c) Depending on when notification of cancellation is received, cancellation charges will be as follow:

CANCELLATION TERMS:

LOW SEASON (January 16 – December 14):
– 46 days or more prior to arrival : penalty of 20% of booking + bank fees + expenses*
– 45-31 days prior to arrival : penalty of 40% of booking + bank fees + expenses*
– 30-16 days prior to arrival : penalty of 60% of booking + bank fees + expenses*
– 15 days or less prior to arrival, no-show and early departure : penalty of 100% of booking + bank fees + expenses*

HIGH SEASON (15 December – 15 January):
– 61 days or more prior to arrival : penalty of 20% of booking + bank fees + expenses*
– 60-31 days prior to arrival : penalty of 50% of booking + bank fees + expenses*
– 30 days or less prior to arrival, no-show and early departure : penalty of 100% of booking + bank fees + expenses*

NOTES:
* Expenses refer to any deposit that is requested specifically by our suppliers (i.e. hotel, flights, or activity deposit).

It is very important that your trip is covered by a suitable insurance policy so you may be able to reclaim some or all of the cancellation charges.

(d) Re-booking following a cancellation. Should you wish to cancel an Itinerary and re-book a new Itinerary, this will be subject to the cancellation terms within these Terms & Conditions. Galavanta may use their absolute discretion transfer some or all of any monies already paid by you to the new booking. If the new booking requires a greater deposit than has already been paid, then the balance becomes due in order to confirm the new Itinerary.

(e) Amendments by Galavanta. After the itinerary has been paid in full and your booking has been confirmed, Galavanta makes every effort to operate the itinerary as advertised. We plan arrangements a long time in advance of your travels using independent suppliers such as airlines, hotels, local transport operators and guides, over whom we have no direct control. In very rare circumstances, Galavanta may have to modify an Itinerary. Most of these changes are minor. However, if we consider them a major change we will notify you or your travel agent as soon as reasonably possible and you’ll be offered arrangements of similar quality. If you choose an alternative arrangement that is more expensive, you must pay the difference. However if it is less expensive, Galavanta will make the appropriate refund. If you cancel, our regular cancelation policy listed in section 3(c) will apply.

In the case of force majeure, no compensation is payable and any costs resulting thereof shall be the responsibility of the itinerary guests.

(f) Cancellation by Galavanta. While we hope we will never have to cancel your Itinerary, this is very occasionally necessary and we reserve the right to do so. We will do our best to offer alternative arrangements of a comparable or better standard, except for reasons of force majeure or in the event that we needed a minimum number of bookings to operate the Itinerary and we received less than the minimum number of bookings. In case your itinerary has not been paid in full 45 days prior to arrival (60 days for high season booking), Galavanta might consider your Booking as cancelled and  apply the cancellation penalties described in Section 3(c).

(g) Events. Cancellation or curtailment of a major event or sporting fixture is an unusual occurrence and is not the responsibility of Galavanta. Galavanta does not accept responsibility for the cancellations or change of venue of the events. Every effort will be made to offer alternative arrangements and in the unlikely event of cancellation any refund obtained will be passed on to you.

(h) Force Majeure. Force majeure means unusual and unforeseeable circumstances beyond Galavanta’s control or the control of our suppliers, the consequence of which neither Galavanta nor its suppliers could avoid even with all due care, including, but not limited to, war, riot, civil strife, terrorist activity, unavoidable technical problems with transport, machinery or equipment, power failure, changes imposed by rescheduling or cancellation of flights by an airline, closure of airports, changes of schedules or operational decisions of transport providers, natural or nuclear disaster, acts of god, fire, flood, drought, adverse weather conditions, pandemics, epidemics or outbreaks of illness, and level of water in rivers.

4. RESPONSIBILITIES OF GALAVANTA

(a) Galavanta applies all reasonable checks to ensure that those involved in the preparation and provision of your Itinerary maintain the appropriate standards. However, standards of hygiene, accommodation and transport in Colombia are often lower than comparable standards in North America, Europe, and other parts of the world. We will at all times endeavour to appoint reputable suppliers. In the event of any complaint, the contract will be regarded as having been performed if local standards relating to those services have been satisfied.

(b) The descriptions, information and opinions given in our Itineraries or on the website by Galavanta in respect of the destinations, airlines, hotels and other suppliers are given in good faith, based on the latest information available at the time.

(c) Galavanta, its employees, officers, shareholders, directors, successors, assigns, and suppliers of services pursuant to or in connection with these itineraries do not assume any liability whatsoever for any cost, injury, damage, death, loss, accident or delay to person or property resulting directly or indirectly from (i) an act of default or omission of any person, provider, operator or entity providing any of the goods and services included in the itinerary, (ii) pilferage, labor disputes, mechanical breakdown, quarantine, regulations or acts of government or cuasi government entities or officials, weather, strikes, accidents, fire, flood, political unrest, war, terrorism, epidemic, animals, criminal activities, force majeure, or other causes beyond our control. By making a reservation with Us, you hereby waive any claim against Galavanta for any such cost, damage, loss, inconvenience, death or injury, and for any loss of business or profits of any kind, or consequential or indirect damages.

(d) You agree that in reserving, purchasing or otherwise arranging your air travel, Galavanta is acting solely as your agent and that your airline ticket constitutes a contract between you and the airline or aircraft provider. We are not responsible and assumes no liability for any claims in connection with, without limitation, seat assignments, overbooking, union unrest, flight schedule changes, delays, cancellations, claims for refunds or reimbursements, or insolvency or bankruptcy of the airline.

(e) If, as a result of circumstances beyond our control, we are obliged to change or end your Itinerary after departure, but before the end of it, we will not pay compensation or reimburse you for expenses incurred. We strongly recommend you have adequate travel insurance and should direct any claim towards your insurance company.

(f) The right is reserved to substitute hotels in similar category or best available should the quoted hotels be unavailable for any reason. We reserves the right to cancel an Itinerary prior to departure, at which time you will receive a refund without further obligation on the part of the Galavanta.

(g) Travelers should be aware that Travel Advisories exist and that in the event of an emergency, consular services may not be available in all areas. Although Galavanta will do everything possible to ensure the safety of our clients, travel is strictly at the risk of the passenger and Galavanta accepts no responsibility or liability for passenger safety.

(h) Visitors to Colombia should be prepared for unexpected changes in the itinerary, and should arrive with a flexible attitude toward their visit and the understanding that it is impossible to control, foresee, or guarantee all aspects of the itinerary.

5. YOUR RESPONSIBILITIES

(a) It is important that you check the details on your Invoice when you receive it. In the event of any discrepancy, you should contact Galavanta or your travel agent immediately.

(b) Medical. Although the Galavanta staff has general knowledge about Colombia or about your Itinerary, you should contact your medical advisor or a specialist vaccination center for accurate details of the measures you will need to take prior to departure. Clients are held to be in sufficient good health to undertake travels to Colombia.

(c) Special requests. If you or any member of your party have any disabilities, medical condition or allergies, it is extremely important that you notify us as soon as possible so that we can make the necessary arrangements. In order to assist you, we must be provided prior to booking with full written details regarding medical condition, dietary requirements, and any special requests that result from this.

(d) Insurance. It is strongly recommended that you and all members of your party have comprehensive travel insurance coverage and that it is adequate for your needs. Your insurance policy should provide coverage for (i) emergency evacuation insurance, (ii) medical insurance, and (iii) trip cancellation/curtailment insurance. Note that you should undertake special insurance if you intend to be involved in any type of high risk activities, such as but not limited to scuba diving, horseback riding, rafting, paragliding, and that you confirm to be in good health to practice such activities and that you have appropriate experience. Please keep your insurance details with you whilst traveling. We will not be responsible for any costs incurred by you or any member of your party before, during or after your trip as a consequence of inappropriate or insufficient travel insurance being purchased.

(e) Passports. All itinerary guests must be in possession of a passport valid for six months from their date of arrival in Colombia. It is the sole responsibility of the itinerary guest to secure a valid passport with sufficient blank pages for immigration and visa stamps.

(f) Baggage. Generally, one normal sized suitcase will be handled at no charge with a maximum weight of 23 kg (50 lbs) in Economy Class and 32 kg (70 lbs) in Business Class. Baggage limitations for charter flights or regional flights may be less than on international flights.  All money, valuables and travel documents should be packed in a carry-on bag for which you are responsible at all times. All baggage is at owner’s own risk, therefore Galavanta is not responsible for baggage. Insurance is strongly recommended.

(g) Rental of Property. You are responsible for the costs of any damage to equipment, property, accommodation and/or any extra charges to Galavanta or our suppliers, incurred by you or any member of your party. Should you fail to make such payment at the time the charges and/or costs are incurred, you will be liable to reimburse us for these and you authorize Galavanta to automatically charge your credit card to the market value deemed reasonable by us or the value instructed by the supplier for any such costs and/or charges.

(h) Any excursions and/or activities that you decide to purchase at any time from a local supplier or third party will not form part of your contract with Galavanta. Your contract for such excursions/activities will be made with the relevant supplier or third party and on that party’s terms and conditions and we have no liability whatsoever for the performance of that excursion, activity or service.

(i) Wavers. Sign the documents that are necessary or required by Galavanta, and its suppliers, to carry out the activities and services included in the Itinerary.

6. COMPLAINTS

(a) If you are unhappy with any of Galavanta’s arrangements while you are traveling with us, you must address your complaint immediately to Galavanta’s local representative and to Galavanta at info@galavanta.com. We will do our best to rectify the situation.

(b) If the problem cannot be resolved immediately and you wish to complain, full details must be sent to Galavanta in writing within 10 days of the inconformity. We will do our best to investigate the event and reply to you within 4 weeks of receipt of your communication.

(c) Request for refund. Any requests for refunds must be submitted in writing within 10 days of termination of the itinerary. No refund requests will be honored after that date. Please allow four weeks for administration of refunds. In some cases, penalties in addition to those described above may apply.

Any claim under the itinerary services must follow the steps described above.

7. INFORMATION

(a) Accuracy of information. Galavanta checks the information that is provided about Itineraries very carefully. However, flights, hotel or activities may change or be unavailable as a result of weather or local conditions. Whenever Galavanta knows of any significant or long term changes we will always endeavour to inform and advise you soonest.

(b) Whilst we make every effort to ensure that the information on our website and other documents is accurate and not misleading, it may have been published many months before your trip takes place and may be subject to change. We reserve the right to make changes to this information at any time.

8. DATA PROTECTION

You freely, expressly and unequivocally give your consent and agree to the Personal Data Protection Policy found at www.galavanta.com pursuant to Law 1581 of 2012, partially regulated by Decree 1377 of 2013, to carry out activities of Treatment of your personal data, which implies the collection, storage, use, circulation and / or deletion, for the fulfillment of the purposes of the Policy of Treatment of personal data of Galavanta. You acknowledge that the purpose of processing the collected data is related to the development of Galavanta´s corporate purpose, specifically in order to process your reservation and ensure that your travel arrangements run smoothly and meet your expectations. You also authorize Galavanta to share your data with service providers for your trip and to use your data to perform security checks, to conduct satisfaction surveys, market research, statistical analyzes and to send you communications about news, information and / or offers. The data provided to Galavanta may be delivered to public authorities, such as customs and immigration, credit or security companies, debit and credit companies, and government and security agencies, if required by them or by law.

If you wish to obtain a copy of the personal information held about you, modify, correct, eliminate, alter or make a claim, please contact Galavanta at protecciondedatos@galavanta.com. The maximum term to process the mentioned will be fifteen (15) working days from the day following the date of receipt thereof. If it is not possible to satisfy the claim within this term, the interested party will be notified of the reasons for the delay as well as of the date the claim will be processed, which in no case may exceed eight (8) working days following the expiry of the first term. By booking with Galavanta, you declare that you have read and understood the Personal Data Protection Policy, so you expressly and unequivocally authorize the processing of your personal data.

9.DISCLAIMER OF LIABILITY

(a) Significant risk activities: cycling, diving, paragliding, rafting, horse riding, driving any kind of vehicle, hot air balloon rides, hiking, paddling, kayaking, jet skiing, surfing, fishing, rappelling, flying or expeditions in aircraft, sailing in all kinds of boats, swimming, interaction with wildlife, and all those that are classified by law as medium or high risk activities.

(b) You agree that you and the other members of your group carry out significant risk activities included the Itinerary on your own free will, knowing in advance that these activities entail considerable risks, and that negligent and careless practice, not subject to the safety regulations and recommendations received, could cause major physical injuries, including death or damage to property or third parties.

(c) You agree that all the information provided to Galavanta is true, that you and the other members of your group are in a healthy and adequate physical condition to carry out said activities, and that you do not suffer from medical or physical conditions that could interfere with the development of the activities, or with that of third parties.

(d) You accept on behalf of yourself and your family, heirs, successors, assigns, or any other person and members of your group, intentionally, voluntarily and irrevocably, to exonerate Galavanta, its managers, suppliers, and all other persons or entities that act in any capacity on its behalf from all liability; payment and compensation arising, directly or indirectly, from death, damages, accidents, injuries or illnesses of any nature that occur to you and the other members of your group, property or third parties as a result of participation in significant risk activities, as long as there is no proven guilt of others at all.

(e) You and the other members of your group undertake to carry out significant risk activities in compliance at all times with the safety regulations and recommendations, of which you declare that it has fully received and is fully aware of each one. You also declare that you and and the other members of your group have sufficient experience and knowledge to carry out activities of significant risk that require active participation at some point, or that at some point your actions have an impact on the activity. The performance of improper or non-recommended acts, and any action or omission that during the course of the practice prevents or disturbs the normal development, will empower Galavanta to suspend the activities and exclude you from them immediately. Likewise, I declare to be responsible for the damages caused to Galavanta or to third parties derived from said acts.

(f) This exemption is valid for all significant risk activities carried out or registered by Galavanta, as well as for other risks and potential dangers that Galavanta previously communicates, and also including those that are common knowledge in the national territory and internationally.

(g) Regarding the minors: you declare that you and all the other members of your group in charge of minors have read this document in its entirety and voluntarily accept all the numerals described in this document. On behalf of minors, you intentionally and voluntarily release Galavanta and its managers, and all other persons acting in any capacity on its behalf, from all liability; of payment and indemnities derived, directly or indirectly, from his death, damages, accidents, injuries or illnesses of any nature that may befall his person, goods or third parties; product of the participation in the activities of activities of significant risk, related to the services that Galavanta offers.

10. GOVERNING LAW

This contract and any matters arising from it are governed by the laws of Colombia and are subject to the jurisdiction of Colombia.

We reserve the right to amend any or parts of these terms and conditions at any time and without prior notice.

PAYMENT OF A RESERVATION SHALL CONSTITUTE CONSENT TO ALL PROVISIONS AS PUBLISHED HEREIN. I UNDERSTAND THAT THE PENALTIES, TERMS AND CONDITIONS AS DESCRIBED ABOVE APPLY TO ALL PAYMENTS THAT I MAKE TO GALAVANTA

Version 1.2 – April 2022

Términos y condiciones

Este documento detalla los términos y condiciones que son legalmente vinculantes y se aplican a los servicios suministrados por Galavanta Travel SAS, referidos en este documento como “Nosotros” o “Galavanta”. Galavanta es una empresa colombiana, con NIT 900.963.038-6, y RNT 45501. Al realizar una reserva con Galavanta, se considera que ha aceptado integralmente estos términos y condiciones.

1. RESERVAS

(a) Nos esforzamos por proporcionar vacaciones personalizadas que se adapten a sus necesidades. Recibimos solicitudes a través de un agente de viajes externo o contactando directamente a Galavanta en info@galavanta.com. Posteriormente, Galavanta diseñará un itinerario personalizado (en adelante “Itinerario”) y le indicará el precio correspondiente.

(b) Una vez que haya confirmado el Itinerario, recibiremos a) su Confirmación de Reserva, b) su depósito , y c) la copia del pasaporte de todos los pasajeros; en cuyo momento su reserva será efectiva.

TÉRMINOS DE PAGO:
TEMPORADA BAJA (16 de enero – 14 de diciembre):
– 20% del total + gastos* para confirmar la Reserva
– 100% del total adeudado 45 días antes de la llegada

TEMPORADA ALTA (15 Diciembre – 15 Enero):
– 20% del total + gastos* para confirmar la Reserva
– 100% del total adeudado 60 días antes de la llegada

NOTAS:
* Los gastos se refieren a cualquier depósito que sea solicitado específicamente por nuestros proveedores (es decir, hotel, vuelos o depósito de actividad).
1- En caso de cierre de fronteras o restricciones de viaje, cualquier depósito pagado se mantendrá como crédito para una futura reserva.
2- La falta de pago de una reserva en los tiempos establecidos puede generar su cancelación automática con las penalizaciones correspondientes enumeradas en el apartado 3c.
3- Las modificaciones de una reserva están sujetas a disponibilidad y pueden generar costes extra.

(c) Cuando realiza una reserva, declara que posea la mayoría de edad y capacidad legal para obligarse. Adicionalmente, declara que está de acuerdo nuestras condiciones de reserva, que tiene la autoridad de obligar a todos los miembros de su grupo a estos Términos & Condiciones, y que asume la responsabilidad como nombre principal en la reserva para realizar el pago total.

(d) Si organiza sus vacaciones directamente con Galavanta, toda la correspondencia y otras comunicaciones se enviarán a la dirección que figura en la Confirmación de Reserva, a menos que se especifique lo contrario.

(e) Algunos servicios del Itinerario requerirán de información personal detallada de todos los participantes, así como también copia de documentos personales. Por lo tanto, le pediremos al momento de reservar la información correspondiente, la cual se somete a las políticas de confidencialidad y protección de datos de Galavanta.

(f) Las solicitudes especiales, tales como preferencias alimenticias, preferencia de ubicación de habitación, habitación con camas sencillas o dobles, asiento de vuelo, que son un factor importante en la elección de vacaciones, deben indicarse por escrito, y ser validadas por Galavanta de forma previa a la Confirmación de Reserva. Galavanta intentará cumplir con las solicitudes especiales, pero no puede garantizarlas y no será responsable si no se cumplen.

2. PRECIO, DEPÓSITOS Y PAGOS

(a) Para la Confirmación de la Reserva se deberá realizar un depósito del 20% del monto total del Itinerario. En ciertas circunstancias, como en temporada alta o cuando se indique por escrito al momento de la reserva, podría ser necesario un depósito no reembolsable que supere el 20% y hasta el pago del valor total del Itinerario.

(b) El saldo de su reserva se debe pagar 45 días antes del servicio (60 días en temporada alta). Si el saldo no se paga a tiempo, podremos asumir que la reserva quedó cancelada por usted y cobraremos los cargos por cancelación como se establecen a continuación. En el caso de una reserva realizada dentro de los 45 días del inicio de su Itinerario (60 días en temporada alta), requerimos el pago completo para confirmar los servicios.

(c) Todos los costos del Itinerario se basan en los servicios especificados que haya solicitado y descritos en la Factura. Galavanta no tiene la obligación de desglosar los costos involucrados en un Itinerario.

(d) La disponibilidad de hoteles, propiedades y servicios cotizados no puede garantizarse hasta que realice su depósito y se haya aceptado su reserva. Nos reservamos el derecho de modificar los precios de cualquier Itinerario anunciado / mostrado en nuestro sitio web o establecido en nuestra propuesta por escrito en cualquier momento antes de que efectúe su depósito.

(e) Los hoteles, propiedades, transporte, actividades y comidas se incluyen como se indica en los documentos del Itinerario y la Factura. Los impuestos del hotel y los cargos por servicio están incluidos en los costos del itinerario. Los impuestos internacionales de salida o del aeropuerto no se pueden pagar por adelantado y no están incluidos en el costo del itinerario.

(f) Los pagos pueden hacerse por transferencia bancaria o tarjeta de crédito (American Express, Visa, MasterCard). En todos los casos, una reserva no se confirmará hasta que recibamos los fondos en nuestra cuenta.

(g) Tenga en cuenta que todos los pagos realizados con tarjeta de crédito podrán ser procesados en pesos colombianos (COP). De ser el caso, serán convertidos de la moneda de la factura a COP según el cambio oficial del día del pago. No somos responsables de ningún cargo, comisión o tarifa que su banco pueda cobrarle por un pago procesado en una moneda extranjera.

3. CAMBIOS Y CANCELACIONES

(a) Todas las solicitudes de cambios o cancelaciones de su Itinerario deben hacerse por escrito y enviarse por correo electrónico a info@galavanta.com.

(b) Si desea cambiar su Itinerario después de que se haya confirmado, Galavanta hará todo lo posible para ayudarlo, pero no puede garantizar que la modificación sea posible.

(c) Según el momento en que Galavanta reciba la notificación de cancelación, las penalidades serán las siguientes:

CONDICIONES DE CANCELACIÓN:

TEMPORADA BAJA (16 de enero – 14 de diciembre):
• 46 días o más antes de la llegada: penalización del 20% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
• 45-31 días antes de la llegada: penalización del 40% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
• 30-16 días antes de la llegada: penalización del 60% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
• 15 días o menos antes de la llegada, no presentación y salida anticipada: penalización del 100% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*

TEMPORADA ALTA (15 Diciembre – 15 Enero):
• 61 días o más antes de la llegada: penalización del 20% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
• 60-31 días antes de la llegada: penalización del 50% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
• 30 días o menos antes de la llegada, no presentación y salida anticipada: penalización del 100% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*

NOTAS:
* Los gastos se refieren a cualquier depósito que sea solicitado específicamente por nuestros proveedores (es decir, hotel, vuelos o depósito de actividad).

Es muy importante que su viaje esté cubierto por una póliza de seguros adecuadas. Tenga en cuenta que, si el motivo de su cancelación está cubierto por los términos de su póliza de seguro, podrá reclamar algunos o todos los cargos de cancelación.

(d) Nueva reserva después de una cancelación. Si desea cancelar un itinerario y volver a reservar en otras fechas, estará sujeto a los términos de cancelación dentro de estos Términos & Condiciones. Galavanta puede utilizar su absoluta discreción para transferir parte o la totalidad de cualquier dinero ya pagado por usted a la nueva reserva. Si la nueva reserva requiere un depósito mayor que el que ya se ha pagado, se deberá pagar la diferencia para confirmar la nueva reserva.

(e) Cambios de Galavanta. Después de que el itinerario ha sido pagado en su totalidad y su reserva ha sido confirmada, Galavanta hace todo lo posible para operar el Itinerario como se anuncia. Planificamos los arreglos mucho antes de sus vacaciones utilizando proveedores independientes como aerolíneas, hoteles, operadores de transporte local y guías, sobre los cuales no tenemos control directo. En circunstancias muy extraordinarias, Galavanta podría tener que modificar un Itinerario. La mayoría de estos cambios son menores. Sin embargo, si los consideramos un cambio importante, le notificaremos a usted o a su agente de viajes lo antes posible y usted tendrá la opción de (i) aceptar los cambios sugeridos por Nosotros; (ii) organizar un nuevo Itinerario de estándar comparable si está disponible con nosotros; o (iii) cancelar su Itinerario y recibir un reembolso. Si elige un nuevo Itinerario más costoso debe pagar la diferencia, pero si es más económico Galavanta realizará el reembolso correspondiente. Si decide cancelar, nuestra política de cancelación descrita en clausula 3(c) aplica.

En caso de fuerza mayor, no se abonará ninguna indemnización y los costos resultantes serán responsabilidad de los participantes del itinerario.

(f) Cancelación por parte de Galavanta. Si bien esperamos que nunca tengamos que cancelar su Itinerario, esto podría ser excepcionalmente necesario y nos reservamos el derecho de hacerlo. Haremos todo lo posible para ofrecer un Itinerario alternativo de un estándar comparable o mejor, excepto por razones de fuerza mayor o en el caso de que necesitáramos un número mínimo de reservas para operar el Itinerario y recibimos menos que el número mínimo de reservas. Si no paga el saldo del precio de vacaciones 45 días antes del inicio del Itinerario (60 dias para un viaje en temporada alta), Galavanta considerará su reserva como cancelada y aplicará los cargos de cancelación establecidos en la cláusula 3(c).

(g) Entradas para eventos. La cancelación o modificación de un evento importante o un evento deportivo es un hecho inusual y no es responsabilidad de Galavanta. Galavanta no se hace responsable de las cancelaciones o cambios de sede de los eventos. Se hará todo lo posible para ofrecer arreglos alternativos y, en el improbable caso de cancelación, se le transferirá cualquier reembolso obtenido.

(h) Fuerza mayor. Fuerza mayor significa circunstancias inusuales e imprevisibles más allá del control de Galavanta o del control de nuestros proveedores, cuya consecuencia ni Galavanta ni sus proveedores podrían evitar incluso con el debido cuidado, incluyendo, entre otros, guerra, amenaza de guerra, disturbios, civil conflictos, actividad terrorista, problemas técnicos inevitables con el transporte, maquinaria o equipo, falla de energía, cambios impuestos por reprogramación o cancelación de vuelos por una aerolínea, cierre de aeropuertos, cambios de horarios o decisiones operativas de transporte proveedores, desastres naturales o nucleares, actos divinos, incendios, inundaciones, sequías, condiciones climáticas adversas, pandemias, epidemias o brotes de enfermedades y nivel de agua en los ríos.

4. RESPONSABILIDADES DE GALAVANTA

(a) Galavanta aplica todos los controles razonables para garantizar que las personas involucradas en la preparación y provisión de sus vacaciones mantengan los estándares apropiados. Sin embargo, los estándares de higiene, alojamiento y transporte en Colombia son en general más bajos que los estándares comparables en Norteamérica, Europa y otras partes del mundo. En todo momento nos esforzamos por contratar a proveedores respetables. En caso de cualquier queja, el contrato se considerará ejecutado si se cumplen las normas locales relacionadas con esos servicios.

(b) Las descripciones, información y opiniones dadas en nuestros itinerarios o en el sitio web por Galavanta con respecto a destinos, aerolíneas, hoteles y otros proveedores se proporcionan de buena fe, en base a la información más reciente disponible en el momento.

(c) Galavanta, sus empleados, funcionarios, accionistas, directores, sucesores, cesionarios y proveedores de servicios de conformidad con estos itinerarios o en relación con estos no asumen responsabilidad alguna por ningún costo, lesión, daño, muerte, pérdida, accidente o retraso a la persona o propiedad que resulte directa o indirectamente de (i) un acto de incumplimiento u omisión de cualquier persona, proveedor, operador o entidad que proporcione cualquiera de los bienes y servicios incluidos en el itinerario, (ii) hurto, disputas laborales, avería mecánica , cuarentena, regulaciones o actos de entidades gubernamentales o cuasi gubernamentales o funcionarios, clima, huelgas, accidentes, incendios, inundaciones, disturbios políticos, guerra, terrorismo, epidemia, animales, actividades criminales, fuerza mayor u otras causas fuera de nuestro control. Por la presente, renuncia a cualquier reclamo contra Galavanta por cualquier costo, daño, pérdida, inconveniente, muerte o lesión, y por cualquier pérdida de negocios o ganancias de cualquier tipo, o daños consecuentes o indirectos.

(d) Usted acepta que, al reservar, comprar u organizar su viaje aéreo, Galavanta actúa únicamente como su agente y que su boleto de avión constituye un contrato entre usted y la aerolínea o proveedor de aeronave. No somos responsables y no asumimos ninguna responsabilidad por cualquier reclamo en conexión con, sin limitación, asignación de asientos, sobreventa, disturbios sindicales, cambios en el horario de vuelos, retrasos, cancelaciones, reclamos de reembolsos o reembolsos, o insolvencia o quiebra de la aerolínea.

(e) Si, como resultado de circunstancias fuera de nuestro control, estamos obligados a cambiar o finalizar su Itinerario después del inicio pero antes de su finalización, no pagaremos compensación ni le reembolsaremos los gastos incurridos. Le recomendamos encarecidamente que tenga un seguro de viaje adecuado para sus vacaciones y que dirija cualquier reclamo a su compañía de seguros.

(f) Nos reservamos el derecho de sustituir hoteles en una categoría similar o mejor disponible si los hoteles cotizados no están disponibles por alguna razón. Nos reservamos el derecho de cancelar un Itinerario antes de su inicio, momento en el cual recibirá un reembolso sin ninguna otra obligación por parte de Galavanta.

(g) Los viajeros deben tener en cuenta que existen avisos de viaje y que, en caso de emergencia, los servicios consulares pueden no estar disponibles en todas las áreas. Aunque Galavanta hará todo lo posible para garantizar la seguridad de nuestros clientes, el viaje es estrictamente a riesgo del pasajero y Galavanta no acepta ninguna responsabilidad por la seguridad del pasajero.

(h) Los visitantes a áreas remotas deben estar preparados para cambios inesperados en el itinerario y deben llegar con una actitud flexible hacia su visita y entendiendo que es imposible controlar, prever o garantizar todos los aspectos del Itinerario.

5. SUS RESPONSABILIDADES

(a) Es importante que verifique los detalles en su Factura cuando la reciba. En caso de cualquier discrepancia, debe comunicarse con Galavanta o su agente de viajes de inmediato.

(b) Médico. Aunque el personal de Galavanta tiene conocimientos generales sobre Colombia o sobre su Itinerario, debe comunicarse con su asesor médico o un centro de vacunación especializado para obtener detalles precisos de las medidas que deberá tomar antes del inicio de su Itinerario. Se considera que los clientes gozan de buena salud para viajar a Colombia.

(c) Condiciones especiales. Si usted o algún miembro de su grupo tiene alguna discapacidad u otra condición médica o alergia, es extremadamente importante que nos notifique lo antes posible para que podamos hacer los arreglos necesarios. Para poder ayudarlo, debemos proporcionarnos antes de la reserva con todos los detalles por escrito sobre condición médica, preferencia alimenticia, y cualquier requisito especial que resulte de esto.

(d) Seguros. Se recomienda encarecidamente que usted y todos los miembros de su grupo tengan una cobertura integral de seguro de viaje y que sea adecuada para sus necesidades. Su póliza de seguro debe proporcionar cobertura para (i) seguro de evacuación de emergencia, (ii) seguro médico y (iii) seguro de cancelación / reducción de viaje. Tenga en cuenta que debería tener un seguro especial si tiene la intención de participar buceo, equitación, rafting, parapente, o cualquier otra actividad peligrosa o deportiva, y confirma que goza de buena salud para practicar tales actividades y que tiene la experiencia adecuada. Mantenga los detalles de su seguro con usted mientras esté de vacaciones. No seremos responsables de los costos incurridos por usted o cualquier miembro de su grupo antes, durante o después de su viaje como consecuencia de la compra de un seguro de viaje inadecuado o insuficiente.

(e) Pasaportes. Todos los huéspedes del itinerario deben estar en posesión de un pasaporte válido por seis meses a partir de su fecha de llegada a cualquier país extranjero. Es responsabilidad exclusiva del huésped del itinerario asegurar un pasaporte válido con suficientes páginas en blanco para sellos de inmigración y visas.

(f) Equipaje. En general, una maleta de tamaño normal se acepta sin cargo con un peso combinado máximo de 23 kg (50 lb) en clase económica y 32 kg (70 lb) en clase ejecutiva. Limitaciones de equipaje para vuelos charter o regional flights puede ser menor que en vuelos internacionales. Todo el dinero, objetos de valor y documentos de viaje deben empacarse en una bolsa de mano de la cual usted es responsable en todo momento. Todo el equipaje es bajo el propio riesgo del propietario, por lo tanto, Galavanta no es responsable del equipaje. Un seguro es muy recomendable.

(g) Alquiler de propiedades. Usted es responsable de los costos de cualquier daño al equipo, propiedad, alojamiento ajeno y / o cualquier cargo adicional a Galavanta o nuestros proveedores, incurridos por usted o cualquier miembro de su grupo. Si no realiza dicho pago en el momento en que se incurren los cargos y / o costos, será responsable de reembolsarnos estos gastos y autoriza a Galavanta a cargar automáticamente a su tarjeta de crédito al valor de mercado que consideremos razonable o al valor indicado por el proveedor por dichos costos y / o cargos.

(h) Cualquier excursión y / o actividad que decida comprar en cualquier momento de un proveedor local o un tercero no formará parte de su contrato con Galavanta. Su contrato para tales excursiones / actividades se realizará con el proveedor correspondiente o un tercero y en los términos y condiciones de esa parte y no tenemos responsabilidad alguna por el desempeño de esa excursión, actividad o servicio.

(j) Suscribir los documentos que sean necesarios o requeridos por Galavanta, y sus proveedores, para la realización de las actividades y servicios incluidos en el Itinerario.

6. QUEJAS

(a) Si no está satisfecho con alguno de los arreglos de Galavanta mientras está de vacaciones, debe enviar su queja de inmediato al representante local de Galavanta y a Galavanta a info@galavanta.com. Haremos todo lo posible para rectificar la situación.

(b) Si el problema no se puede resolver de inmediato y desea presentar una queja, se debe enviar por escrito todos los detalles a Galavanta dentro de los 10 días posteriores a la inconformidad. Haremos todo lo posible para investigar el evento y responderle dentro de las 4 semanas posteriores a la recepción de su comunicación.

(c) Solicitud de reembolso. Cualquier solicitud de reembolso debe presentarse por escrito dentro de los 10 días posteriores a la finalización del Itinerario. No se aceptarán solicitudes de reembolso después de esa fecha. Por favor espere cuatro semanas para la administración de los reembolsos. En algunos casos, pueden aplicarse sanciones además de las descritas anteriormente.

Cualquier reclamo bajo los servicios del itinerario debe seguir los pasos descritos anteriormente.

7. INFORMACIÓN

(a) Precisión de la información. Galavanta comprueba la información que se proporciona sobre los itinerarios con mucho cuidado. Sin embargo, los vuelos, el hotel o las actividades pueden cambiar o no estar disponible como resultado de las condiciones locales y / o climáticas. Siempre que Galavanta sepa de cualquier cambio significativo o de largo plazo, nos esforzaremos por avisarlo y asesorarlo lo antes posible.

(b) Si bien hacemos todo lo posible para garantizar que la información en nuestro sitio web y otros nuestros documentos sean precisa y no engañosa, puede haber sido publicada muchos meses antes de que su Itinerario tenga lugar y puede estar sujeta a cambios. Nos reservamos el derecho de realizar cambios a esta información en cualquier momento.

8. PROTECCIÓN DE DATOS

Usted da su consentimiento de forma libre, expresa e inequívoca y acepta la Política de protección de datos personales que se encuentra en www.galavanta.com de conformidad con la Ley 1581 de 2012, parcialmente regulada por el Decreto 1377 de 2013, para llevar a cabo actividades de Tratamiento de sus datos personales, lo que implica la recopilación, almacenamiento, uso, circulación y / o eliminación, para el cumplimiento de los propósitos de la Política de tratamiento de datos personales de Galavanta. Usted reconoce que el propósito de procesar los datos recopilados está relacionado con el desarrollo del propósito corporativo de Galavanta, específicamente para procesar su reserva y garantizar que sus arreglos de viaje funcionen sin problemas y cumplan con sus expectativas. También autoriza a Galavanta a compartir sus datos con los proveedores de servicios para su viaje y a utilizar sus datos para realizar controles de seguridad, realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado, análisis estadísticos y enviarle comunicaciones sobre noticias, información y / u ofertas. Los datos proporcionados a Galavanta pueden entregarse a las autoridades públicas, como aduanas e inmigración, compañías de crédito o seguridad, compañías de débito y crédito, y agencias gubernamentales y de seguridad, si así lo requieren las leyes o la ley.

Si desea obtener una copia de la información personal que posee sobre usted, modificar, corregir, eliminar, alterar o realizar un reclamo, comuníquese con Galavanta a protecciondedatos@galavanta.com. El plazo máximo para procesar lo mencionado será de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de recepción de los mismos. Si no es posible satisfacer el reclamo dentro de este plazo, la parte interesada será notificada de los motivos del retraso, así como de la fecha en que se procesará el reclamo, que en ningún caso podrá exceder los ocho (8) días hábiles siguientes a la expiración del primer término. Al reservar con Galavanta, declara que ha leído y entendido la Política de protección de datos personales, por lo que autoriza expresa e inequívocamente el procesamiento de sus datos personales.

9. EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD

(a) Actividades de riesgo significativo: ciclismo, buceo, parapente, rafting, equitación, conducción de cualquier clase de vehículo, paseo en globo aerostático, senderismo, paddling, kayaking, jet ski, surfing, pesca, rappelling, vuelo o expediciones en aeronaves, navegar en todo tipo de embarcaciones, natación, interacción con fauna silvestre, y todas aquellas que sean catalogadas por la ley como actividades de riesgo medio o alto.

(b) Declara que usted y los demás participantes en su Itinerario realizan las actividades de riesgo significativo del Itinerario por voluntad propia, conociendo de antemano que estas actividades conllevan riesgos considerables, y que su práctica negligente y descuidada, no sujeta a las normas de seguridad y recomendaciones recibidas podrían producir lesiones físicas leves o graves, inclusive la muerte o daños a la propiedad o a terceros.

(c) Declara que toda la información suministrada en la hoja de vida es veraz, usted y los demás participantes en su Itinerario tienen una condición física sana y adecuada para la realización de dichas actividades, y que no padecen afecciones médicas o físicas que pudieran interferir con su integridad en el desarrollo de actividades de riesgo significativo, o con la de terceros.

(d) Usted y los demás participantes en su Itinerario aceptan en nombre propio y de su familia, herederos, sucesores, cesionarios, o cualquier otra persona; de manera intencional, voluntaria e irrevocable; que exonera de toda responsabilidad a la empresa Galavanta, a sus encargados, proveedores, y a todas las demás personas o entidades que actúan en cualquier calidad en nombre de ésta; de pago e indemnizaciones que se deriven, directa o indirectamente, de mi muerte, daños, accidentes, lesiones o enfermedades de cualquier naturaleza que sobrevinieren a mi persona, bienes o terceros como producto de la participación en las actividades de riesgo significativo, siempre y cuando no existiere culpa probada ajena en absoluto de mí.

(e) Usted y los demás participantes en su Itinerario se comprometen a realizar las actividades de riesgo significativo cumpliendo en todo momento con las normas de seguridad y recomendaciones, sobre las cuales declara haber recibido integralmente y tener pleno conocimiento de cada una. Declaran igualmente tener experiencia y conocimientos suficientes para el desarrollo de actividades de riesgo significativo que requieran en algún momento de su participación activa, o que en algún momento sus acciones hayan incidido en la actividad. La realización de actos indebidos o no recomendados, y cualquier acción u omisión que durante el curso de la práctica impida o perturbe el normal desarrollo, facultará a Galavanta para suspender las actividades y excluirlos de ellas de manera inmediata. Así mismo, declaran responder por los daños y perjuicios ocasionados a Galavanta o a terceros derivados de dichos actos.

(f) Esta exoneración es válida para todas las actividades de riesgo significativo que se realicen o registren Galavanta, así como también para otros riesgos y peligros potenciales que Galavanta comunique previamente, e incluyendo también aquellos sean de conocimiento común en el territorio nacional e internacionalmente.

(g) Respecto de los menores de edad a cargo de quien reserva: Como padres o acudientes autorizados de los padres de los menores relacionados en el presente documento, usted y los demás participantes en su Itinerario declaran que han leído este documento en su totalidad y aceptan voluntariamente todos los numerales descritos en este documento. En representación de los menores, de manera intencional y voluntaria, exoneran de toda responsabilidad a Galavanta y a sus encargados, y a todas las demás personas que actúan en cualquier calidad en nombre de ésta; de pago e indemnizaciones que se deriven, directa o indirectamente, de su muerte, daños, accidentes, lesiones o enfermedades de cualquier naturaleza que le sobrevinieren a su persona, bienes o terceros; producto de la participación en las actividades de actividades de riesgo significativo, relacionada con los servicios que ofrece Galavanta.

10. LEY APLICABLE

Este contrato y cualquier asunto que surja de él se rigen por las leyes de Colombia y están sujetos a la jurisdicción de Colombia.

EL PAGO DE UNA RESERVA CONSTITUIRÁ EL CONSENTIMIENTO DE TODAS LAS DISPOSICIONES PUBLICADAS AQUÍ. ENTIENDO QUE LAS SANCIONES, TÉRMINOS Y CONDICIONES DESCRITOS ANTERIORMENTE SE APLICAN A TODOS LOS PAGOS QUE HAGO A GALAVANTA.

 

Data Protection Policy / Política de Protección de Datos


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