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Terms & COnditions
This document details the terms and conditions that are legally binding and apply to the services provided by Galavanta Travel SAS, referred in this document as “We” or “Galavanta”. Galavanta is a Colombian company with NIT 900.963.038-6, and RNT 45501. By making a reservation with Galavanta, you are deemed to have fully and knowingly agreed to these terms and conditions.
1. RESERVATION PROCESS
(a) We strive to provide a personalized Itinerary that suit your requirements. Enquiries may be made through a third-party travel agent or by contacting Galavanta directly at info@galavanta.com. Thereafter, Galavanta will design a personalized itinerary (hereinafter “Itinerary”) and provide you with a price.
(b) Once you have confirmed the Itinerary, we will receive a) your Booking Confirmation, b) your deposit, and c) a copy of all clients’ passports; at which time your reservation will be effective.
(c) When a reservation is made, the client declares that he or she is of legal age and has the legal capacity to be bound. Additionally, you declare that you agree to our terms and conditions, that you have the authority to bind and act on behalf of all members of your party to these Terms & Conditions, and that you assume responsibility as the lead name on the reservation to make payment.
(d) In the event of a direct client of Galavanta, all correspondence and other communications will be sent to the address in the Booking Confirmation, unless specified otherwise.
(e) The Services in your Itinerary require detailed information of all passengers travelling. We will therefore ask you at the time of booking a legible copy of the passport data page of each one of the members of your party, which will be subject to our privacy policy.
(f) Special requests that are essential for the client, such as dietary preferences, room location preference, room with single or double beds, flight seat, which are a determining factor in the scheduling of services, must be indicated in writing in the Booking Confirmation. Galavanta will try to arrange for Special Requests to be met but cannot guarantee that they will be, and will not be liable if any Special Request is not met.
2. PRICE, DEPOSITS & PAYMENTS
(a) To Confirm the reservation, a deposit must be made in accordance with the provisions of section 2.b of these terms and conditions, without prejudice to the fact that the quote for the services issued by Galavanta establishes special conditions for a service schedule in particular special.
(b) Payment terms:
Low season (April 1 – November 30):
– 20% of the total + expenses* to confirm the Reservation.
– 100% of the total reservation 45 days before arrival.
High season (December 1 – March 31):
– 20% of the total + expenses* to confirm the Reservation.
– 100% of the total reservation 60 days before arrival.
NOTES:
* Expenses refer to any value or deposit that is specifically requested by our suppliers for the establishment of reservations or guarantees for the provision of specific services (i.e. hotel, flights or activity deposit).
(c) Applicable taxes. The rates indicated in the quote and Invoice do not include taxes of 19% VAT. According to local laws, foreign residents are exempt from VAT by providing a copy of their passport and immigration stamp in Colombia to Galavanta. In any case, Galavanta is not responsible for national tax reforms and/or new taxes that may be created or modified by the government. The taxes and contributions established by the Colombian Government and in force during the execution of the itinerary would be applied.
(d) If the reservation payments are not made according to the schedule established in section 2.b, the reservation will be canceled automatically and Galavanta will proceed to collect the cancellation charges as listed in section 3d.
(e) All itinerary costs are based upon the specified services in your Itinerary and Invoice. Galavanta is under no obligation to disclose a breakdown of the costs involved in an Itinerary.
(f) Availability of hotels, properties and services cannot be guaranteed until your deposit is made and your reservation has been accepted. We reserve the right to alter the prices of any Itineraries advertised/shown on our website or set out in our written proposal to you at any time before your deposit is made.
(g) Hotels, properties, transportation, activities and meals are included as indicated on the Itinerary documents and Invoice. Hotel taxes and service charges are included in itinerary costs. International departure or airport taxes cannot be pre-paid and are not included in the itinerary cost.
(h) Payments may be made by bank transfer or credit card (American Express, Visa, MasterCard). A 4% fee aplies to credit card payments. In all cases, a reservation will not be confirmed until we receive the funds in our account.
(i) Please note that all payments made by credit card may be processed in Colombian pesos (COP). If applicable, they will be converted from the invoice currency to COP according to the official exchange rate on the day of payment. We are not responsible for any charges, commissions or fees that your bank may charge you for a payment processed in a foreign currency.
3. AMENDMENTS & CANCELLATIONS
(a) All requests for amendments or cancellations to your Itinerary must be made in writing and sent by email to travel@galavanta.com.
(b) If you wish to change your Itinerary after it has been confirmed, Galavanta will do its best to assist you, but cannot guarantee that the amendment will be possible. Amendments to a reservation are subject to availability and may generate extra costs.
(c) Depending on the moment in which Galavanta receives the cancellation notification, the penalties will be the following:
Low season (April 1 – November 30):
– 46 days or more prior to arrival: penalty of 20% of the reservation + bank fees + expenses*
– 45-31 days prior to arrival: penalty of 40% of the reservation + bank fees + expenses*
– 30-16 days prior to arrival: penalty of 60% of the reservation + bank fees + expenses*
– 15 days or less prior to arrival, no-show and early departure: penalty of 100% of the reservation + bank fees + expenses*
High season (December 1 – March 31):
– 61 days or more prior to arrival: penalty of 20% of the reservation + bank fees + expenses*
– 60-31 days prior to arrival: penalty of 50% of the reservation + bank fees + expenses*
– 30 days or less prior to arrival, no-show and early departure: penalty of 100% of the reservation + bank fees + expenses*
NOTES:
* Expenses refer to any deposit that is requested specifically by our suppliers for the reservations or guarantees for the provision of specific services (i.e. hotel, flights or activity deposit).
(d) Substantial amendments after confirmation. Substantial amendments to an itinerary are considered to be the modification of one destination for another, change of dates, or any other amendments deemed substantial that it requires significant effort by Galavanta. In which case, an amendment penalty equivalent to half of the penalty applicable in case of cancellation (3.c) + expenses will apply. The balance may be applied towards the value of the new itinerary within a period of 1 year. If the new reservation requires a larger deposit than what has already been paid, the difference must be paid to confirm the new reservation.
(e) Insurance policy. It is very important that your trip is covered by a suitable an appropriate insurance policy, which must be contracted by each client. Please note that if the reason for your cancellation is covered by the terms of your insurance policy, you may be able to claim back some or all of the cancellation charges.
(f) Galavanta changes. After the itinerary has been paid in full and your reservation has been confirmed, Galavanta as a tourism agency will make every effort to operate the itinerary as advertised. We plan services well in advance using independent suppliers such as airlines, hotels, local transport operators and guides, over which we have no direct control. Galavanta reserves the right to modify the programmed itinerary in response to extraordinary circumstances beyond its control. In the case of relevant changes in Galavanta’s opinion, the client or their travel agent will be notified as soon as possible and you will have the option of (i) accepting the changes suggested by Us; (ii) arrange a new Itinerary of comparable standard if available from us; or (iii) cancel your Itinerary and receive a refund. If you choose a new, more expensive Itinerary you must pay the difference, but if it is cheaper Galavanta will make the corresponding refund. If you decide to cancel, our cancellation policy described in clause 3(c) applies.
In the event of force majeure, no compensation will be paid and the resulting costs will be the responsibility of the itinerary participants.
(g) Cancellation by Galavanta. While we hope that we never have to cancel your Itinerary, this may be exceptionally necessary and we reserve the right to do so. We will do our best to offer an alternative Itinerary of a comparable or better standard, except for reasons of force majeure or in the event that we require a minimum number of bookings to operate the Itinerary and we receive less than the minimum number of bookings. In the event that changes must be made within a period of less than 60 days before the start of the Itinerary, Galavanta will inform what period the client has to decide whether to continue or cancel the reservation.
(h) Tickets and venues for events. The cancellation or modification of a major event or event venue is an unusual event and is not the responsibility of Galavanta. Galavanta is not responsible for cancellations or changes of venue of events. Every effort will be made to offer alternative arrangements and in the unlikely event of cancellation any refund obtained will be transferred to you.
(i) Force majeure. Force majeure means unusual and unforeseeable circumstances beyond the control of Galavanta or the control of our suppliers, the consequence of which neither Galavanta nor its suppliers could avoid even with due care, including, without limitation, war, threat of war, riots, civil conflicts. , terrorist activity (actual or threatened), industrial dispute, unavoidable technical problems with transportation, machinery or equipment, power failure, changes imposed by rescheduling or cancellation of flights by an airline, airport closures, schedule changes or operational decisions of transportation of suppliers, natural or nuclear disasters, acts of God, fires, floods, droughts, adverse weather conditions, pandemics, epidemics or disease outbreaks and water level in rivers.
4. GALAVANTA RESPONSIBILITIES
(a) Galavanta applies all reasonable controls to ensure that appropriate standards are maintained by those involved in the preparation and provision of your holiday. However, hygiene, accommodation and transportation standards in Colombia are generally lower than comparable standards in North America, Europe and other parts of the world. We always strive to hire reputable suppliers. In case of any complaint, the contract will be considered executed if local regulations related to those services are complied with.
(b) The descriptions, information and opinions given in our itineraries or on the website by Galavanta regarding destinations, airlines, hotels and other suppliers are provided in good faith, based on the most recent information available at the time.
(c) Galavanta, its employees, officers, shareholders, directors, successors, assigns and service providers pursuant to or in connection with these itineraries assume no liability for any cost, injury, damage, death, loss, accident or delay to the person or property that results directly or indirectly from (i) an act of default or omission of any person, supplier, operator or entity providing any of the goods and services included in the itinerary, (ii) theft, labor disputes, breakdown mechanics, quarantine, regulations or acts of governmental or quasi-governmental entities or officials, weather, strikes, accidents, fires, floods, political unrest, war, terrorism, epidemic, animals, criminal activities, force majeure or other causes beyond our control. You hereby waive any claim against Galavanta for any costs, damages, losses, inconveniences, death or injury, and for any loss of business or profits of any kind, or consequential or indirect damages.
(d) You agree that, when booking, purchasing or arranging your air travel, Galavanta acts solely as your agent and that your airline ticket constitutes a contract between you and the airline or aircraft supplier. We are not responsible and assume no liability for any claim in connection with, without limitation, seat assignments, overbooking, union unrest, changes in flight schedules, delays, cancellations, claims for refunds or refunds, or insolvency or bankruptcy of the airline.
(e) If, as a result of circumstances beyond our control, we are required to change or terminate your Itinerary after commencement but before completion, we will not pay compensation or reimburse you for any costs incurred. We strongly recommend that you have adequate travel insurance for your holiday and that you direct any claims to your insurance company.
(f) We reserve the right to substitute hotels in a similar or better available category if the hotels quoted are not available for any reason.
(g) We reserve the right to cancel an Itinerary prior to its start, at which time you will receive a refund without any further obligation from Galavanta.
(h) Clients should note that travel advisories are in effect and that, in the event of an emergency, consular services may not be available in all areas. Although Galavanta will do everything possible to ensure the safety of clients, travel is strictly at the client’s risk and Galavanta accepts no responsibility for the client’s safety.
(i) Clients whose destinations are rural areas, reserves or parks, accept changes in the Itinerary that must be provided in accordance with environmental, social, political or any other conditions that may affect the programming and safety of clients.
5. YOUR RESPONSIBILITIES
(a) It is important that you check the details on your Invoice when you receive it. In the event of any discrepancy, you should contact Galavanta or your travel agent immediately.
(b) Medical. Although Galavanta staff have general knowledge about Colombia or your Itinerary, you should contact your medical advisor or a specialized vaccination center for precise details of the measures you will need to take before the start of your Itinerary. Clients are presumed to be in good health to travel to Colombia.
(c) Special conditions. If you or any member of your party has a disability or other medical condition or allergy, it is extremely important that you notify us as soon as possible so that we can make the necessary arrangements. In order to assist you, we must provide you prior to booking with full written details of medical condition, dietary preference, and any special requirements resulting from this.
(d) Insurance. It is recommended that the client and all members of their group have comprehensive travel insurance coverage and that it is appropriate for their needs. Your insurance policy should provide coverage for (i) emergency evacuation insurance, (ii) medical insurance, and (iii) trip cancellation/reduction insurance. Please note that you should have special insurance if you intend to participate in diving, horse riding, rafting, paragliding, or any other dangerous or sporting activity, and confirm that you are in good health to engage in such activities and that you have appropriate experience. Keep your insurance details with you while you are on holiday. We will not be liable for any costs incurred by you or any member of your party before, during or after your trip as a result of purchasing inadequate or insufficient travel insurance.
(e) Passports. All clients on the itinerary must be in possession of a passport valid for six months from their date of arrival in any foreign country. It is the sole responsibility of the itinerary guest to secure a valid passport with sufficient blank pages for immigration stamps and all visas required for the itinerary. Any information or advice given by Galavanta on visas, vaccinations, insurances, climate, clothing, baggage, special equipment, among others, is given in good faith but without responsibility on the part of the company.
(f) Luggage. Generally, one full-size suitcase is accepted free of charge with a maximum weight of 23 kg (50 lb) in economy class and 32 kg (70 lb) in business class. Baggage limitations for charter flights or regional flights may be less than on international flights. All money, valuables and travel documents must be packed in a carry-on bag for which you are responsible at all times. All luggage is at the owner’s own risk, therefore Galavanta is not responsible for the luggage. Insurance is highly recommended.
(g) Property rental. You are responsible for the costs of any damage to equipment, property, third-party accommodation and/or any additional charges to Galavanta or our suppliers, incurred by you or any member of your party. If you do not make such payment at the time the charges and/or costs are incurred, you will be responsible for reimbursing us for these expenses and you authorize Galavanta or its allies to automatically charge your credit card at the market value we consider reasonable or the value indicated by the supplier for such costs and/or charges.
(h) Any excursion and/or activity you decide to purchase at any time from a local provider or third party will not form part of your contract with Galavanta. Your contract for such excursions/activities will be with the relevant supplier or third party and on that party’s terms and conditions and we have no liability or responsibility for the performance of that excursion, activity or service.
(i) Sign the documents that are necessary or required by Galavanta, and its suppliers, to carry out the activities and services included in the Itinerary.
(j) Risky skills and activities. It is presumed that Clients have the skills and abilities necessary to carry out all contracted activities; Otherwise, Clients must inform Galavanta to receive the necessary instructions for each activity; If a client does not have the minimum required skills, Galavanta reserves the right to cancel the activity or participation of one of the clients in it. Galavanta will not be responsible in cases where the Client omits or conceals not having sufficient skill to carry out an activity, and the Client will be solely and exclusively responsible for any damages that may be caused.
6. COMPLAINTS
(a) If you are dissatisfied with any of the services on your itinerary, you must immediately send your complaint to the local Galavanta representative and in writing to Galavanta at info@galavanta.com. We will do everything possible to rectify the situation.
(b) If the problem cannot be resolved immediately, any further complaint must be sent in writing to Galavanta within 5 days of the disagreement. We will do our best to investigate the event and respond to you within 4 weeks of receiving your communication.
(c) Refund request. Any refund request must be submitted in writing within 5 days of completion of the Itinerary. No refund requests will be accepted after that date. Galavanta will have a period of four (4) weeks to respond to the refund request. In some cases, penalties may apply in addition to those described above.
Any claim under itinerary services must follow the steps described above. Please note that complaints and refund requests will not be considered after the trip has ended unless Galavanta has been notified during the course of the trip.
7. INFORMATION
(a) Accuracy of the information. Galavanta checks the information provided about itineraries very carefully. However, flights, hotel or activities may change or be unavailable as a result of local and/or weather conditions. Whenever Galavanta is aware of any significant or long-term changes, we will endeavor to notify and advise you as soon as possible.
(b) While we make every effort to ensure that the information on our website and other documents is accurate and not misleading, it may have been published many months before your Itinerary takes place and may be subject to change. We reserve the right to make changes to this information at any time.
8. DATA PROTECTION
(a) You freely, expressly and unequivocally give your consent and accept the Personal Data Protection Policy found at www.galavanta.com in accordance with Law 1581 of 2012, partially regulated by Decree 1377 of 2013, to carry out Processing activities of your personal data, which involves the collection, storage, use, circulation and/or deletion, for compliance with the purposes of Galavanta’s Personal Data Processing Policy. You acknowledge that the purpose of processing the collected data is related to the development of Galavanta’s corporate purpose, specifically to process your reservation and ensure that your travel arrangements run smoothly and meet your expectations. You also authorize Galavanta to share your data with service providers for your trip and to use your data to perform security checks, conduct satisfaction surveys, market research, statistical analysis and send you communications about news, information and/or offers. Data provided to Galavanta may be handed over to public authorities, such as customs and immigration, credit or security companies, debit and credit companies, and government and security agencies, if required by law or by law.
(b) If you wish to obtain a copy of the personal information held about you, modify, correct, delete, alter or make a claim, please contact Galavanta at protecciondedatos@galavanta.com. The maximum period to process the aforementioned will be fifteen (15) business days from the day following the date of receipt thereof. If it is not possible to satisfy the claim within this period, the interested party will be notified of the reasons for the delay, as well as the date on which the claim will be processed, which in no case may exceed eight (8) business days following the expiration of the first term. By booking with Galavanta, you declare that you have read and understood the Personal Data Protection Policy, therefore you expressly and unequivocally authorize the processing of your personal data.
9.DISCLAIMER OF LIABILITY
(a) Significant risk activities: They include all those activities whose practice constitutes an inherent risk for the person executing it or for third parties, as well as those that are classified as risky in Colombia by Colombian law, jurisprudence, custom. Among others, the following can be considered risky: cycling, diving, paragliding, rafting, horse riding, driving any type of vehicle, hot air balloon ride, hiking, paddling, kayaking, jet ski, surfing, fishing, rappelling, flying or aircraft expeditions, sailing in all types of boats, swimming, interaction with wildlife, and all those that are classified as risk activities.
(b) You declare that all the information provided is true, you and the other participants in your Itinerary have a healthy and adequate physical condition to carry out said activities, and that they do not suffer from medical or physical conditions that could interfere with their integrity in the development of activities of significant risk.
(c) You and the other participants in your Itinerary accept on behalf of yourself and your family, heirs, successors, assigns, or any other person; intentionally, voluntarily and irrevocably; that exonerates the Galavanta company, its managers, suppliers, and all other persons or entities that act in any capacity on its behalf from all liability; of payment and compensation arising, directly or indirectly, from death, damages, accidents, injuries or illnesses of any nature that occur to you and the other members of your group, property or third parties as a result of participation in activities of significant risk, as long as there is no proven fault of another at all.
(d) You and the other participants in your Itinerary undertake to carry out significant risk activities, complying at all times with the safety regulations and recommendations, of which you declare that you have fully received and have full knowledge of each one. They also declare that they have sufficient experience and knowledge to carry out significant risk activities that require their active participation at some point, or that at some point their actions have had an impact on the activity. The performance of improper or non-recommended acts, and any action or omission that during the course of the practice prevents or disturbs the normal development, will entitle Galavanta to suspend the activities and exclude you from them immediately. Likewise, they declare to be liable for any damages caused to Galavanta or to third parties derived from said acts.
(e) This exemption is valid for all significant risk activities carried out or registered by Galavanta.
(f) Regarding minors in charge of the person booking: As parents or authorized guardians of the parents of the minors listed in this document, you and the other participants in your Itinerary declare that you have read this document in its entirety and voluntarily accept all the numerals described in this document. On behalf of the minors, they intentionally and voluntarily exonerate Galavanta and its guardians, and all other persons acting in any capacity on its behalf, from all liability; payment and compensation arising, directly or indirectly, from your death, damages, accidents, injuries or illnesses of any nature that occur to your person, property or third parties; product of participation in the activities of significant risk activities, related to the services offered by Galavanta.
10. GOVERNING LAW
This contract and any matter arising from it are governed by the laws of Colombia and are subject to the jurisdiction of Colombia.
We reserve the right to amend any or parts of these terms and conditions at any time and without prior notice.
PAYMENT OF A RESERVATION SHALL CONSTITUTE CONSENT TO ALL PROVISIONS AS PUBLISHED HEREIN. I UNDERSTAND THAT THE PENALTIES, TERMS AND CONDITIONS AS DESCRIBED ABOVE APPLY TO ALL PAYMENTS THAT I MAKE TO GALAVANTA
Version 1.3 – February 2024
Términos y condiciones
Este documento detalla los términos y condiciones que son legalmente vinculantes y se aplican a los servicios suministrados por Galavanta Travel SAS, referidos en este documento como “Nosotros” o “Galavanta”. Galavanta es una empresa colombiana con NIT 900.963.038-6, y RNT 45501. Al realizar una reserva con Galavanta, se considera que ha aceptado integralmente estos términos y condiciones.
1. PROCESO DE RESERVAS
(a) Nos esforzamos por proporcionar vacaciones personalizadas que se adapten a sus necesidades. Recibimos solicitudes a través de un agente de viajes externo o contactando directamente a Galavanta en info@galavanta.com. Posteriormente, Galavanta diseñará un itinerario personalizado (en adelante “Itinerario”) y le indicará el precio correspondiente.
(b) Una vez que haya confirmado el Itinerario, recibiremos a) su Confirmación de Reserva, b) su depósito , y c) la copia del pasaporte de todos los clientes; en cuyo momento su reserva será efectiva.
(c) Cuando se realiza una reserva, el cliente declara que posee la mayoría de edad y capacidad legal para obligarse. Adicionalmente, declara que está de acuerdo nuestros términos y condiciones, que tiene la autoridad de obligar y actuar en nombre de todos los miembros de su grupo a estos Términos & Condiciones, y que asume la responsabilidad sobre las obligaciones derivadas de la totalidad de la reserva y su pago total.
(d) En el evento de tratarse de un cliente directo de Galavanta, toda la correspondencia y otras comunicaciones deberá ser transmitida por los medios de comunicación que figuran en la Confirmación de Reserva, a menos que se especifique lo contrario. No serán válidas solicitudes o que se tramiten por medios de comunicación distintos.
(e) Algunos servicios del Itinerario requerirán de información personal detallada de todos los cliente participantes, así como también copia de documentos personales. Por lo tanto, le pediremos al momento de reservar la información correspondiente, la cual se somete a las políticas de confidencialidad y protección de datos de Galavanta.
(f) Las solicitudes especiales que sean de carácter indispensables para el cliente, tales como preferencias alimenticias, preferencia de ubicación de habitación, habitación con camas sencillas o dobles, asiento de vuelo, que son un factor determinante en la programación de los servicios, deberán indicarse por escrito al momento de solicitar la reserva, y ser validadas y aceptadas por Galavanta de forma previa a la Confirmación de Reserva. Aquellas que no se cataloguen como solicitud especial o determinante no serán vinculantes, aun cuando Galavanta intente dar cumplimiento a la misma.
2. PRECIO, DEPÓSITOS Y PAGOS
(a) Para la Confirmación de la Reserva se deberá realizar un depósito conforme a lo dispuesto en el numeral 2.b de estos términos y condiciones, sin perjuicio de que la cotización de los servicios emitida por Galavanta establezca condiciones especiales para una programación de servicio en particular especial.
(b) Términos de pago:
Temporada baja (1 de abril – 30 de noviembre):
– 20% del total + gastos* para confirmar la Reserva.
– 100% del total de la reserva 45 días antes de la llegada.
Temporada alta (1 de diciembre – 31 de marzo):
– 20% del total + gastos* para confirmar la Reserva.
– 100% del total de la reserva 60 días antes de la llegada.
NOTAS:
* Los gastos se refieren a cualquier valor o depósito que sea solicitado específicamente por nuestros proveedores para la constitución de reservas o garantías para la prestación de servicios específicos (es decir, hotel, vuelos o depósito de actividad).
(c) Las tarifas indicadas en el itinerario o cotizaciones no incluyen el 19% de IVA. Según las leyes locales, los residentes extranjeros están exentos del IVA al proporcionar una copia de su pasaporte y sello de inmigración a Galavanta. En cualquier caso, Galavanta no es responsable de las reformas tributarias nacionales y/o nuevos impuestos que puedan ser creados o modificados por el gobierno. Se aplicarían los impuestos y contribuciones que establezca el Gobierno colombiano y vigentes durante la ejecución del Itinerario.
(d) Si los pagos de la reserva no se realizan conforme a la programación establecida en el numeral 2.b, la reserva se cancelará de forma automática y Galavanta procederá a cobrar los cargos por cancelación.
(e) Todos los costos del I tinerario se basan en los servicios especificados que haya solicitado y descritos en la Factura. Galavanta no tiene la obligación de desglosar los costos involucrados en un I tinerario.
(f) La disponibilidad de hoteles, propiedades y servicios cotizados no puede garantizarse hasta que realice su depósito y se haya aceptado su reserva. Nos reservamos el derecho de modificar los precios de cualquier Itinerario anunciado / mostrado en nuestro sitio web o establecido en nuestra propuesta por escrito en cualquier momento antes de que efectúe su depósito.
(g) Los hoteles, propiedades, transporte, actividades y comidas se incluyen como se indica en los documentos del Itinerario y la Factura. Los impuestos del hotel y los cargos por servicio están incluidos en los costos del itinerario. Los impuestos internacionales de salida o del aeropuerto no se pueden pagar por adelantado y no están incluidos en el costo del itinerario.
(h) Los pagos pueden realizarse mediante transferencia bancaria o tarjeta de crédito (American Express, Visa, MasterCard). Se aplica una comisión del 4% a los pagos con tarjeta de crédito. En cualquier caso, la reserva no se confirmará hasta que recibamos el importe en nuestra cuenta.
(i) Tenga en cuenta que todos los pagos realizados con tarjeta de crédito podrán ser procesados en pesos colombianos (COP). De ser el caso, serán convertidos de la moneda de la factura a COP según el cambio oficial del día del pago. No somos responsables de ningún cargo, comisión o tarifa que su banco pueda cobrarle por un pago procesado en una moneda extranjera.
3. CAMBIOS Y CANCELACIONES
(a) Todas las solicitudes de cambios o cancelaciones de su Itinerario deben hacerse por escrito y enviarse por correo electrónico a travel@galavanta.com.
(b) Si desea cambiar su Itinerario después de que se haya confirmado, Galavanta hará todo lo posible para ayudarlo, pero no puede garantizar que la modificación sea posible. Las modificaciones de una reserva están sujetas a disponibilidad y pueden generar costes extra.
(c) Según el momento en que Galavanta reciba la notificación de cancelación, las penalidades serán las siguientes:
Temporada baja (1 de abril – 30 de noviembre):
– 46 días o más antes de la llegada: penalidad del 20% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
– 45-31 días antes de la llegada: penalidad del 40% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
– 30-16 días antes de la llegada: penalidad del 60% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
– 15 días o menos antes de la llegada, no presentación y salida anticipada: penalidad del 100% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
Temporada alta (1 de diciembre – 31 de marzo):
– 61 días o más antes de la llegada: penalidad del 20% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
– 60-31 días antes de la llegada: penalidad del 50% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
– 30 días o menos antes de la llegada, no presentación y salida anticipada: penalidad del 100% de la reserva + comisiones bancarias + gastos*
NOTAS:
* Los gastos se refieren a cualquier valor o depósito que sea solicitado específicamente por nuestros proveedores para la constitución de reservas o garantías para la prestación de servicios específicos (es decir, hotel, vuelos o depósito de actividad).
(d) Cambios sustanciales después de confirmación. Se consideran modificaciones sustanciales a un itinerario la modificación de un destino por otro, cambio de fechas, o cualquier otra modificación considerada sustancial que requiera un esfuerzo significativo por parte de Galavanta. En cuyo caso se aplicará una penalidad por modificación equivalente a la mitad de la penalidad aplicable en caso de cancelación (3.c) + gastos. El saldo podrá aplicarse al valor del nuevo itinerario en un plazo de 1 año. Si la nueva reserva requiere un depósito mayor al ya pagado, se deberá pagar la diferencia para confirmar la nueva reserva.
(e) Póliza de seguros. Es muy importante que su viaje esté cubierto por una póliza de seguros adecuadas, las cuales deberán ser contratadas por cada cliente. Tenga en cuenta que, si el motivo de su cancelación está cubierto por los términos de su póliza de seguro, podrá reclamar algunos o todos los cargos de cancelación.
(f) Cambios de Galavanta. Después de que el itinerario ha sido pagado en su totalidad y su reserva ha sido confirmada, Galavanta como agencia de turismo hará todo lo posible para operar el I tinerario como se anuncia. Planificamos los servicios con mucha anticipacion utilizando proveedores independientes como aerolíneas, hoteles, operadores de transporte local y guías, sobre los cuales no tenemos control directo. Galavanta se reserva el derecho de modificar el itinerario programado atendiendo a circunstancias extraordinarias fuera del control de esta. Tratándose de cambios relevantes a juicio de Galavanta, se le notificará al cliente o a su agente de viajes lo antes posible y usted tendrá la opción de (i) aceptar los cambios sugeridos por Nosotros; (ii) organizar un nuevo Itinerario de estándar comparable si está disponible con nosotros; o (iii) cancelar su Itinerario y recibir un reembolso. Si elige un nuevo Itinerario más costoso debe pagar la diferencia, pero si es más económico Galavanta realizará el reembolso correspondiente. Si decide cancelar, nuestra política de cancelación descrita en clausula 3(c) aplica.
En caso de fuerza mayor, no se abonará ninguna indemnización y los costos resultantes serán responsabilidad de los participantes del itinerario.
(g) Cancelación por parte de Galavanta. Si bien esperamos que nunca tengamos que cancelar su Itinerario, esto podría ser excepcionalmente necesario y nos reservamos el derecho de hacerlo. Haremos todo lo posible para ofrecer un Itinerario alternativo de un estándar comparable o mejor, excepto por razones de fuerza mayor o en el caso de que necesitáramos un número mínimo de reservas para operar el Itinerario y recibimos menos que el número mínimo de reservas. Si no paga el saldo del precio de vacaciones 60 días antes del inicio del Itinerario, Galavanta considerará su reserva como cancelada y aplicará los cargos de cancelación establecidos en la cláusula 3(c); En el evento de que se deban surtir cambios sobre un plazo inferior a los 60 días antes del inicio del Itinerario, Galavanta informará cual es el plazo que tiene el cliente para decidir sobre continuar o cancelar la reserva.
(h) Entradas y lugares para eventos. La cancelación o modificación de un evento importante o un lugar de evento es un hecho inusual y no es responsabilidad de Galavanta. Galavanta no se hace responsable de las cancelaciones o cambios de sede de los eventos. Se hará todo lo posible para ofrecer arreglos alternativos y, en el improbable caso de cancelación, se le transferirá cualquier reembolso obtenido.
(i) Fuerza mayor. Fuerza mayor significa circunstancias inusuales e imprevisibles más allá del control de Galavanta o del control de nuestros proveedores, cuya consecuencia ni Galavanta ni sus proveedores podrían evitar incluso con el debido cuidado, incluyendo, entre otros, guerra, amenaza de guerra, disturbios, civil conflictos, actividad terrorista (real o amenazada), disputa industrial, problemas técnicos inevitables con el transporte, maquinaria o equipo, falla de energía, cambios impuestos por reprogramación o cancelación de vuelos por una aerolínea, cierre de aeropuertos, cambios de horarios o decisiones operativas de transporte de proveedores, desastres naturales o nucleares, actos divinos, incendios, inundaciones, sequías, condiciones climáticas adversas, pandemias, epidemias o brotes de enfermedades y nivel de agua en los ríos.
4. RESPONSABILIDADES DE GALAVANTA
(a) Galavanta aplica todos los controles razonables para garantizar que las personas involucradas en la preparación y provisión de sus vacaciones mantengan los estándares apropiados. Sin embargo, los estándares de higiene, alojamiento y transporte en Colombia son en general más bajos que los estándares comparables en Norteamérica, Europa y otras partes del mundo. En todo momento nos esforzamos por contratar a proveedores respetables. En caso de cualquier queja, el contrato se considerará ejecutado si se cumplen las normas locales relacionadas con esos servicios.
(b) Las descripciones, información y opiniones dadas en nuestros itinerarios o en el sitio web por Galavanta con respecto a destinos, aerolíneas, hoteles y otros proveedores se proporcionan de buena fe, en base a la información más reciente disponible en el momento.
(c) Galavanta, sus empleados, funcionarios, accionistas, directores, sucesores, cesionarios y proveedores de servicios de conformidad con estos itinerarios o en relación con estos no asumen responsabilidad alguna por ningún costo, lesión, daño, muerte, pérdida, accidente o retraso a la persona o propiedad que resulte directa o indirectamente de (i) un acto de incumplimiento u omisión de cualquier persona, proveedor, operador o entidad que proporcione cualquiera de los bienes y servicios incluidos en el itinerario, (ii) hurto, disputas laborales, avería mecánica , cuarentena, regulaciones o actos de entidades gubernamentales o cuasi gubernamentales o funcionarios, clima, huelgas, accidentes, incendios, inundaciones, disturbios políticos, guerra, terrorismo, epidemia, animales, actividades criminales, fuerza mayor u otras causas fuera de nuestro control. Por la presente, renuncia a cualquier reclamo contra Galavanta por cualquier costo, daño, pérdida, inconveniente, muerte o lesión, y por cualquier pérdida de negocios o ganancias de cualquier tipo, o daños consecuentes o indirectos.
(d) Usted acepta que, al reservar, comprar u organizar su viaje aéreo, Galavanta actúa únicamente como su agente y que su boleto de avión constituye un contrato entre usted y la aerolínea o proveedor de aeronave. No somos responsables y no asumimos ninguna responsabilidad por cualquier reclamo en conexión con, sin limitación, asignación de asientos, sobreventa, disturbios sindicales, cambios en el horario de vuelos, retrasos, cancelaciones, reclamos de reembolsos o reembolsos, o insolvencia o quiebra de la aerolínea.
(e) Si, como resultado de circunstancias fuera de nuestro control, estamos obligados a cambiar o finalizar su Itinerario después del inicio pero antes de su finalización, no pagaremos compensación ni le reembolsaremos los gastos incurridos. Le recomendamos encarecidamente que tenga un seguro de viaje adecuado para sus vacaciones y que dirija cualquier reclamo a su compañía de seguros.
(f) Nos reservamos el derecho de sustituir hoteles en una categoría similar o mejor disponible si los hoteles cotizados no están disponibles por alguna razón.
(g) Nos reservamos el derecho de cancelar un Itinerario antes de su inicio, momento en el cual recibirá un reembolso sin ninguna otra obligación por parte de Galavanta.
(h) Los clientes deben tener en cuenta que existen avisos de viaje y que, en caso de emergencia, los servicios consulares pueden no estar disponibles en todas las áreas. Aunque Galavanta hará todo lo posible para garantizar la seguridad de nuestros clientes, el viaje es estrictamente a riesgo del cliente y Galavanta no acepta ninguna responsabilidad por la seguridad del cliente.
(i) Los clientes que tienen como destinos zonas rurales , reservas o parques, aceptan cambios en el Itinerario que deban surtirse confirme a las condiciones ambientales, sociales, políticas o cualquier otra que pueda afectar la programación y seguridad de los clientes.
5. SUS RESPONSABILIDADES
(a) Es importante que verifique los detalles en su Factura cuando la reciba. En caso de cualquier discrepancia, debe comunicarse con Galavanta o su agente de viajes de inmediato.
(b) Médico. Aunque el personal de Galavanta tiene conocimientos generales sobre Colombia o sobre su Itinerario, debe comunicarse con su asesor médico o un centro de vacunación especializado para obtener detalles precisos de las medidas que deberá tomar antes del inicio de su Itinerario. Se presume que los clientes gozan de buena salud para viajar a Colombia.
(c) Condiciones especiales. Si usted o algún miembro de su grupo tiene alguna discapacidad u otra condición médica o alergia, es extremadamente importante que nos notifique lo antes posible para que podamos hacer los arreglos necesarios. Para poder ayudarlo, debemos proporcionarnos antes de la reserva con todos los detalles por escrito sobre condición médica, preferencia alimenticia, y cualquier requisito especial que resulte de esto.
(d) Seguros. Se recomienda que el cliente y todos los miembros de su grupo tengan una cobertura integral de seguro de viaje y que sea adecuada para sus necesidades. Su póliza de seguro debe proporcionar cobertura para (i) seguro de evacuación de emergencia, (ii) seguro médico y (iii) seguro de cancelación / reducción de viaje. Tenga en cuenta que debería tener un seguro especial si tiene la intención de participar buceo, equitación, rafting, parapente, o cualquier otra actividad peligrosa o deportiva, y confirma que goza de buena salud para practicar tales actividades y que tiene la experiencia adecuada. Mantenga los detalles de su seguro con usted mientras esté de vacaciones. No seremos responsables de los costos incurridos por usted o cualquier miembro de su grupo antes, durante o después de su viaje como consecuencia de la compra de un seguro de viaje inadecuado o insuficiente.
(e) Pasaportes. Todos los viajeros incluidos en el itinerario deben contar con un pasaporte válido por al menos seis meses a partir de la fecha de llegada a cualquier país extranjero. Es responsabilidad exclusiva del viajero asegurarse de tener un pasaporte válido con suficientes páginas en blanco para los sellos migratorios, así como de obtener todas las visas requeridas para el itinerario. Cualquier información o recomendación proporcionada por Galavanta sobre visas, vacunas, seguros, clima, vestimenta, equipaje, equipo especial, entre otros, se ofrece de buena fe pero sin asumir responsabilidad alguna por parte de la empresa.
(f) Equipaje. En general, una maleta de tamaño normal se acepta sin cargo con un peso combinado máximo de 23 kg (50 lb) en clase económica y 32 kg (70 lb) en clase ejecutiva. Limitaciones de equipaje para vuelos charter o regional flights puede ser menor que en vuelos internacionales. Todo el dinero, objetos de valor y documentos de viaje deben empacarse en una bolsa de mano de la cual usted es responsable en todo momento. Todo el equipaje es bajo el propio riesgo del propietario, por lo tanto, Galavanta no es responsable del equipaje. Un seguro es muy recomendable.
(g) Alquiler de propiedades. Usted es responsable de los costos de cualquier daño al equipo, propiedad, alojamiento ajeno y / o cualquier cargo adicional a Galavanta o nuestros proveedores, incurridos por usted o cualquier miembro de su grupo. Si no realiza dicho pago en el momento en que se incurren los cargos y / o costos, será responsable de reembolsarnos estos gastos y autoriza a Galavanta o sus aliados a cargar automáticamente a su tarjeta de crédito al valor de mercado que consideremos razonable o al valor indicado por el proveedor por dichos costos y / o cargos.
(h) Cualquier excursión y / o actividad que decida comprar en cualquier momento de un proveedor local o un tercero no formará parte de su contrato con Galavanta. Su contrato para tales excursiones / actividades se realizará con el proveedor correspondiente o un tercero y en los términos y condiciones de esa parte y no tenemos responsabilidad alguna por el desempeño de esa excursión, actividad o servicio.
(i)Suscribir los documentos que sean necesarios o requeridos por Galavanta, y sus proveedores, para la realización de las actividades y servicios incluidos en el Itinerario.
(j) Habilidades y actividades riesgosas. Se presume que los Clientes que cumplen con las aptitudes y habilidades necesarias para la realización de todas las actividades contratadas; en caso contrario, los Clientes deberán informar de esto a Galavanta para recibir las instrucciones necesarias en cada actividad; si un cliente no cuenta con los mínimos de habilidad requeridos, Galavanta se reserva el derecho de cancelar la actividad o participación de uno de los clientes en ella. Galavanta no se hará responsable en los casos que el Cliente omita u oculte no tener la habilidad suficiente para realizar una actividad, y el Cliente será el único y exclusivamente responsable de los daños y perjuicios que se legaren a causar.
6. QUEJAS
(a) Si no está satisfecho con alguno de los servicios incluidos en su itinerario, deberá enviar su queja de inmediato al representante local de Galavanta y por escrito a Galavanta al correo electrónico info@galavanta.com. Haremos todo lo posible por rectificar la situación.
(b) Si el problema no puede resolverse de inmediato, cualquier queja adicional deberá enviarse por escrito a Galavanta dentro de los 5 días posteriores al desacuerdo. Haremos nuestro mayor esfuerzo por investigar el incidente y responderle dentro de las 4 semanas siguientes a la recepción de su comunicación.
(c) Solicitud de reembolso. Cualquier solicitud de reembolso debe presentarse por escrito dentro de los 5 días posteriores a la finalización del itinerario. No se aceptarán solicitudes de reembolso después de esa fecha. Galavanta tendrá un plazo de cuatro (4) semanas para responder a la solicitud de reembolso. En algunos casos, podrán aplicarse penalidades adicionales a las descritas anteriormente.
Cualquier reclamación relacionada con los servicios del itinerario deberá seguir los pasos descritos anteriormente. Tenga en cuenta que no se considerarán quejas y solicitudes de reembolso después de finalizado el viaje, a menos que Galavanta haya sido notificada durante el transcurso del mismo.
7. INFORMACIÓN
(a) Precisión de la información. Galavanta comprueba la información que se proporciona sobre los itinerarios con mucho cuidado. Sin embargo, los vuelos, el hotel o las actividades pueden cambiar o no estar disponible como resultado de las condiciones locales y / o climáticas. Siempre que Galavanta sepa de cualquier cambio significativo o de largo plazo, nos esforzaremos por avisarlo y asesorarlo lo antes posible.
(b) Si bien hacemos todo lo posible para garantizar que la información en nuestro sitio web y otros nuestros documentos sean precisa y no engañosa, puede haber sido publicada muchos meses antes de que su Itinerario tenga lugar y puede estar sujeta a cambios. Nos reservamos el derecho de realizar cambios a esta información en cualquier momento. Las condiciones de la reserva podrían ser modificadas antes de su confirmación, en cuyo evento, Galavanta comunicará de forma previa antes de que se surta la confirmación del cliente.
8. PROTECCIÓN DE DATOS
(a) Usted da su consentimiento de forma libre, expresa e inequívoca y acepta la Política de protección de datos personales que se encuentra en www.galavanta.com de conformidad con la Ley 1581 de 2012, parcialmente regulada por el Decreto 1377 de 2013, para llevar a cabo actividades de Tratamiento de sus datos personales, lo que implica la recopilación, almacenamiento, uso, circulación y / o eliminación, para el cumplimiento de los propósitos de la Política de tratamiento de datos personales de Galavanta. Usted reconoce que el propósito de procesar los datos recopilados está relacionado con el desarrollo del propósito corporativo de Galavanta, específicamente para procesar su reserva y garantizar que sus arreglos de viaje funcionen sin problemas y cumplan con sus expectativas. También autoriza a Galavanta a compartir sus datos con los proveedores de servicios para su viaje y a utilizar sus datos para realizar controles de seguridad, realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado, análisis estadísticos y enviarle comunicaciones sobre noticias, información y / u ofertas. Los datos proporcionados a Galavanta pueden entregarse a las autoridades públicas, como aduanas e inmigración, compañías de crédito o seguridad, compañías de débito y crédito, y agencias gubernamentales y de seguridad, si así lo requieren las leyes o la ley.
(b) Si desea obtener una copia de la información personal que posee sobre usted, modificar, corregir, eliminar, alterar o realizar un reclamo, comuníquese con Galavanta a protecciondedatos@galavanta.com. El plazo máximo para procesar lo mencionado será de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de recepción de los mismos. Si no es posible satisfacer el reclamo dentro de este plazo, la parte interesada será notificada de los motivos del retraso, así como de la fecha en que se procesará el reclamo, que en ningún caso podrá exceder los ocho (8) días hábiles siguientes a la expiración del primer término. Al reservar con Galavanta, declara que ha leído y entendido la Política de protección de datos personales, por lo que autoriza expresa e inequívocamente el procesamiento de sus datos personales.
9. EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD
(a) Actividades de riesgo significativo: Comprenden todas aquellas actividades cuya práctica constituye un riesgo inherente para quien lo ejecuta o para terceros, así como también aquellas que sean catalogadas como riesgosas en Colombia por la ley, jurisprudencia, costumbre colombiana. Entre otras, se puede considerar como riesgosas las siguientes: ciclismo, buceo, parapente, rafting, equitación, conducción de cualquier clase de vehículo, paseo en globo aerostático, senderismo, paddling, kayaking, jet ski, surfing, pesca, rappelling, vuelo o expediciones en aeronaves, navegar en todo tipo de embarcaciones, natación, interacción con fauna silvestre, y todas aquellas que sean catalogadas como activades de riesgo.
(b) Declara que toda la información suministrada en la hoja de vida es veraz, usted y los demás participantes en su Itinerario tienen una condición física sana y adecuada para la realización de dichas actividades, y que no padecen afecciones médicas o físicas que pudieran interferir con su integridad en el desarrollo de actividades de riesgo significativo.
(c) Usted y los demás participantes en su Itinerario aceptan en nombre propio y de su familia, herederos, sucesores, cesionarios, o cualquier otra persona; de manera intencional, voluntaria e irrevocable; que exonera de toda responsabilidad a la empresa Galavanta, a sus encargados, proveedores, y a todas las demás personas o entidades que actúan en cualquier calidad en nombre de ésta; de pago e indemnizaciones que se deriven, directa o indirectamente, de mi muerte, daños, accidentes, lesiones o enfermedades de cualquier naturaleza que sobrevinieren a mi persona, bienes o terceros como producto de la participación en las actividades de riesgo significativo, siempre y cuando no existiere culpa probada ajena en absoluto.
(d) Usted y los demás participantes en su Itinerario se comprometen a realizar las actividades de riesgo significativo cumpliendo en todo momento con las normas de seguridad y recomendaciones, sobre las cuales declara haber recibido integralmente y tener pleno conocimiento de cada una. Declaran igualmente tener experiencia y conocimientos suficientes para el desarrollo de actividades de riesgo significativo que requieran en algún momento de su participación activa, o que en algún momento sus acciones hayan incidido en la actividad. La realización de actos indebidos o no recomendados, y cualquier acción u omisión que durante el curso de la práctica impida o perturbe el normal desarrollo, facultará a Galavanta para suspender las actividades y excluirlos de ellas de manera inmediata. Así mismo, declaran responder por los daños y perjuicios ocasionados a Galavanta o a terceros derivados de dichos actos.
(e) Esta exoneración es válida para todas las actividades de riesgo significativo que se realicen o registren Galavanta.
(f) Respecto de los menores de edad a cargo de quien reserva: Como padres o acudientes autorizados de los padres de los menores relacionados en el presente documento, usted y los demás participantes en su Itinerario declaran que han leído este documento en su totalidad y aceptan voluntariamente todos los numerales descritos en este documento. En representación de los menores, de manera intencional y voluntaria, exoneran de toda responsabilidad a Galavanta y a sus encargados, y a todas las demás personas que actúan en cualquier calidad en nombre de ésta; de pago e indemnizaciones que se deriven, directa o indirectamente, de su muerte, daños, accidentes, lesiones o enfermedades de cualquier naturaleza que le sobrevinieren a su persona, bienes o terceros; producto de la participación en las actividades de actividades de riesgo significativo, relacionada con los servicios que ofrece Galavanta.
10. LEY APLICABLE
Este contrato y cualquier asunto que surja de él se rigen por las leyes de Colombia y están sujetos a la jurisdicción de Colombia.
Nos reservamos el derecho de modificar cualquiera o parte de estos términos y condiciones en cualquier momento y sin previo aviso
EL PAGO DE UNA RESERVA CONSTITUIRÁ EL CONSENTIMIENTO DE TODAS LAS DISPOSICIONES PUBLICADAS AQUÍ. ENTIENDO QUE LAS SANCIONES, TÉRMINOS Y CONDICIONES DESCRITOS ANTERIORMENTE SE APLICAN A TODOS LOS PAGOS QUE HAGO A GALAVANTA.
Version 1.3 – febrero 2024
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